Coordonnateur•trice logistique saisonnier – À COMBLER

En tant coordonnateur•trice logistique saisonnier tu seras en charge de la préparation efficace des travaux estivaux et la répartition opérationnelle des activités hivernales afin de maximiser la productivité des équipes, la qualité d’exécution et le respect des engagements clients.

Ton rôle, concrètement :

En période estivale, prendre en charge la gestion intégrale — sur le terrain et au bureau — de l’ensemble des travaux confiés à 100% à des sous-traitants et non assignés aux équipes internes, en garantissant une coordination rigoureuse, un suivi attentif et le respect des exigences de conformité pour chaque mandat externe.

Tu seras responsable de :

Préparation et planification saisonnière

• Planifier la préparation des travaux estivaux afin d’assurer la disponibilité des équipes, des équipements, du matériel et des informations nécessaires au démarrage des travaux ;
• Préparer et structurer les dossiers d’exécution des jobs d’été afin de standardiser les interventions et réduire les imprévus sur le terrain ;
• Coordonner les achats et la gestion des stocks de matériaux, fournitures et pièces critiques pour éviter les ruptures en haute saison ;
• Gérer les travaux 100% sous-traités en été : coordonner les mandats, valider les plans d’intervention, assurer le suivi terrain et bureau, et vérifier la conformité et la qualité des livrables des sous-traitants.

Répartition et coordination des opérations hivernales

• Coordonner les horaires pour les travaux hivernaux sur demande afin d’assurer une répartition rapide et efficace des ressources ;
• Communiquer avec les contremaîtres de secteurs pour les heures de départ des opérations de neige ;
• S’assurer de trouver les remplaçants lorsque nécessaire et leur communiquer l’heure de départ ;
• Assigner les routes de déneigement, les équipes et les équipements en fonction des priorités clients, des conditions météo et de la disponibilité du personnel ;
• Assurer le suivi en temps réel des interventions hivernales (début, progression, fin) et ajuster les routes ou les ressources selon les besoins ;
• Communiquer avec les clients pendant les tempêtes pour fournir des mises à jour sur l’avancement des travaux et gérer les demandes urgentes.

Suivi, contrôle qualité et amélioration continue

• Suivre l’avancement des travaux et ajuster la planification en temps réel afin de maintenir la continuité des opérations et résoudre rapidement les enjeux terrain ;
• Pour les travaux sous-traités en été : assurer un suivi rigoureux de l’exécution sur le terrain, vérifier la conformité des livrables par rapport aux exigences contractuelles, et documenter tout écart ou non-conformité dans l’exécution afin de soutenir les actions correctives et l’amélioration continue.

Communication et coordination interne

• Assurer la circulation de l’information entre les opérations, la direction et les équipes terrain afin de soutenir une exécution fluide et cohérente des activités saisonnières ;
• Participer aux rencontres quotidiennes de type « minute meeting » pour présenter les plans de travail et les priorités du jour ;
• Servir de point de contact principal pour les questions opérationnelles des équipes terrain (horaires, équipements, priorités, changements de dernière minute) ;
• Agir comme lien principal avec les sous-traitants estivaux : transmettre les instructions, recueillir les statuts d’avancement, et escalader les enjeux au besoin.

Gestion des ressources et conformité

• Contrôler les besoins en matériel, fournitures et ressources logistiques afin de prévenir les ruptures et soutenir la performance opérationnelle été comme hiver ;
• Tenir à jour les dossiers opérationnels (fiches de travail, rapports d’intervention, suivis d’heures, cartes de travail) pour appuyer la facturation et la conformité ;
• Vérifier les heures entrées dans Mobilpunch afin de pouvoir fournir des indicateurs de performance en rapport avec les heures travailler en temps réel ;
• Effecteur le premier niveau d’approbation dans Mobilpunch pour les heures travaillées des employés ;
• Collaborer avec les RH pour le recrutement saisonnier, l’intégration des nouveaux employés et la formation aux procédures opérationnelles
• Pour les mandats sous-traités : valider les preuves de travail, les factures et les documents de conformité (assurances, permis, SST) avant paiement.

Support administratif et client

• Entrer les jobs approuvés dans le système Zone et les assigner aux bonnes équipes ou routes de service ;
• Gérer les communications clients (courriels, appels) liées à la planification, aux changements d’horaire, aux demandes spéciales ou aux enjeux de service ;
• Compiler les données de performance (taux de complétion, temps de réponse, satisfaction client) pour soutenir les revues de saison et la prise de décision ;
• Pour les travaux sous-traités : compiler les indicateurs de performance des sous-traitants (délais, qualité, conformité) et les intégrer aux revues de saison.